Certificado de retenciones en 2026: qué es, cuándo te lo deben entregar y qué hacer si la empresa no te lo da

Cada primavera, miles de personas le piden a su antigua empresa «el certificado para la renta» y no lo consiguen, o lo consiguen tarde, o descubren que dice algo distinto de sus nóminas. La respuesta automática del buscador dice dónde descargarlo si el pagador es el SEPE o la Seguridad Social, y «pídeselo a recursos humanos» si es una empresa. Lo que no dice es lo que cambia la conversación: que la empresa está obligada a entregarlo antes de que abra la campaña, siga o no la relación laboral; que no hacerlo es una infracción con multa; y que, en realidad, no lo necesitas para presentar la renta, porque Hacienda ya tiene tus retenciones desde enero. Esta página pone los tres artículos, y el generador escribe la solicitud con ellos.

Qué es: tu parte del modelo 190

El artículo 108 del Reglamento del IRPF regula las obligaciones formales de quien retiene, y son tres escalones. El primero, ingresar cada trimestre o cada mes lo retenido (108.1). El segundo, presentar «en los primeros veinte días naturales del mes de enero una declaración anual de las retenciones e ingresos a cuenta efectuados» (108.2): el modelo 190, con una relación nominativa de cada perceptor, su renta, sus gastos deducibles, «las circunstancias personales y familiares e importe de las reducciones que hayan sido tenidas en cuenta por el pagador» y la retención practicada. El tercero es el certificado: el retenedor «deberá expedir en favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual» (108.3).

Es decir: el certificado es la copia individual de lo que la empresa ya envió a Hacienda en el 190. Contiene tus retribuciones íntegras, dinerarias y en especie, las retenciones, las cotizaciones que la empresa descontó, los gastos deducibles que aplicó, tu situación familiar según el modelo 145 que firmaste, y las reducciones que tuvo en cuenta. Por eso sirve para dos cosas: contrastar que el 190 dice lo mismo que tus nóminas, y acreditar tus ingresos ante terceros.

Cuándo: antes de que abra la campaña, y a quien ya se fue

El párrafo segundo del artículo 108.3 fija el plazo: «la citada certificación deberá ponerse a disposición del contribuyente con anterioridad a la apertura del plazo de declaración por este Impuesto». El plazo lo fija cada año la orden de la campaña: para la renta 2025, el artículo 7.1 de la Orden HAC/277/2026 lo abrió el 8 de abril de 2026. El certificado del ejercicio 2025 debía estar a tu disposición antes de ese día; el del ejercicio 2026, antes de que abra la campaña de 2027.

«A disposición» admite el portal del empleado, el correo electrónico o la entrega en mano; lo que no admite es la espera. Y la obligación no distingue entre trabajadores actuales y antiguos: se refiere a las rentas satisfechas en el ejercicio, y la empresa debe el certificado a todo el que cobró de ella ese año, aunque el contrato terminara en febrero. La excusa de «ya no eres empleado» no está en el Reglamento.

Qué pasa si no te lo dan: 150 euros, y no es tuyo el problema

La Ley General Tributaria tiene un artículo para esto, el 206: «constituye infracción tributaria el incumplimiento de la obligación de entregar el certificado de retenciones o ingresos a cuenta practicados a los obligados tributarios perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta. La infracción prevista en este artículo será leve. La sanción consistirá en multa pecuniaria fija de 150 euros». Es una infracción de la empresa, no tuya: no necesitas demostrar perjuicio, y la sanción es fija.

Lo que sí es útil saber es que el 206 castiga solo la falta de entrega del certificado. Si la empresa además no ingresó lo que te retuvo, o no retuvo lo que debía, eso es otra infracción, la del artículo 191 por dejar de ingresar, y no es leve: para cantidades retenidas es grave o muy grave. Y en ese caso tú no pierdes nada: el artículo 99.5 de la Ley del IRPF dice que cuando la retención «no se hubiera practicado o lo hubiera sido por un importe inferior al debido, por causa imputable exclusivamente al retenedor», el perceptor «deducirá de la cuota la cantidad que debió ser retenida». La empresa responde del ingreso «sin que el incumplimiento de aquella obligación pueda excusarles de ésta» (99.4).

El escrito de esta página cita los dos artículos y pide el certificado en diez días; si ya lo pediste antes, la variante de reiteración anuncia que lo pondrás en conocimiento de la Agencia Tributaria. La denuncia se presenta en la sede electrónica de la AEAT, sin formalidades: identificas a la empresa y describes el incumplimiento.

Lo que casi nadie dice: no lo necesitas para presentar la renta

Este es el punto que desmonta la ansiedad de abril. El certificado no es un documento que se adjunte a la declaración ni un requisito para presentarla. Lo que Hacienda usa son los datos del modelo 190, que la empresa presentó en enero (108.2), y esos datos aparecen en tus datos fiscales y en el borrador de Renta Web desde el primer día de la campaña. Si el 190 está bien presentado, tu renta ya contiene tus retenciones, con o sin certificado. Por eso el calendario de la campaña no tiene ninguna fecha para el certificado: tiene el 8 de abril para los datos fiscales.

Lo que el certificado sí hace es permitirte comprobar. Tres situaciones en las que importa:

• La empresa no presentó el 190, o lo presentó sin ti. En los datos fiscales no aparece nada de ella. Declaras con tus nóminas, que son la prueba de lo que te pagaron y te retuvieron, y el certificado —si lo consigues— es la prueba mejor. La AEAT cruzará después con la empresa.
• El 190 dice menos retención que tus nóminas. Declaras la retención que acreditan las nóminas: la empresa te la descontó y es suya la obligación de ingresarla (99.4). El certificado, o su negativa a darlo, es lo que llevas a la comprobación.
• El 190 dice más ingreso del que cobraste. Es el caso difícil, porque el 190 vale como declaración de un tercero y Hacienda parte de él. Las nóminas, el contrato y los extractos bancarios son tu prueba, y la doctrina del Supremo sobre carga de la prueba es que la Administración no puede exigirte acreditar lo que corresponde documentar al pagador. Aquí conviene ayuda profesional antes de presentar.

Dónde está cuando el pagador no es una empresa

Si en el año cobraste del SEPE o de la Seguridad Social, esos pagadores no te mandan nada por correo: el certificado está en sus sedes. La Seguridad Social lo expide en el servicio de certificado de retenciones de las prestaciones —pensiones, bajas, nacimiento— de los últimos cinco años, con Cl@ve, certificado electrónico o identificación por SMS; el SEPE, en su sede electrónica en el apartado de prestaciones. Los dos aparecen también en los datos fiscales de la AEAT como pagadores independientes, y eso tiene una consecuencia que no es del certificado sino de la obligación de declarar: cada uno cuenta como un pagador más, y con dos pagadores el límite baja a 15.876 euros.

El certificado tributario de renta es otra cosa: lo expide la AEAT con los datos de la declaración presentada, y es el que piden las administraciones y muchos bancos para acreditar ingresos. Se obtiene al instante en la sede electrónica con Cl@ve o certificado. Si lo que necesitas es demostrar ingresos y no contrastar retenciones, ese es el camino corto.

La retención en cada nómina también es obligatoria

El apartado 4 del artículo 108 impone una obligación que va nómina a nómina: «los pagadores deberán comunicar a los contribuyentes la retención o ingreso a cuenta practicado en el momento que satisfagan las rentas indicando el porcentaje aplicado». Es la casilla de IRPF de la nómina con su tipo. Un pagador que abona sin indicar la retención practicada incumple el 108.4, y una nómina sin esa casilla es la primera señal de que algo no cuadra con el 190. Cómo se calcula ese porcentaje, y por qué depende de lo que pusiste en el 145, está en la calculadora de sueldo neto.

El escrito, y cómo usarlo

El generador de esta página redacta una solicitud dirigida a la empresa con tu nombre, tu NIF, el ejercicio y la fecha, que cita el artículo 108.3 —con el plazo del ejercicio que elijas—, el artículo 206 y la regla de que la relación laboral no tiene que seguir viva. Se entrega por el medio que deje rastro: correo electrónico con acuse, registro en el portal del empleado, o en mano con copia firmada y fechada. Si ya lo pediste verbalmente, marca la reiteración: el escrito lo dice y fija un plazo de diez días antes de acudir a la AEAT. Si ya no trabajas allí, márcalo también: el escrito lo explica con el artículo.

Lo que el escrito no hace es sustituir a tus nóminas ni a tus datos fiscales. Antes de mandarlo, mira los datos fiscales en Renta Web: si la empresa está y las cifras coinciden con tus nóminas, el certificado es un derecho que puedes ejercer, no una urgencia.

Errores que se ven en consultas

1. Retrasar la renta «hasta que llegue el certificado». Los datos fiscales ya tienen el 190; el plazo no se para.
2. Aceptar el «ya no eres empleado». La obligación se refiere a las rentas del año, no al contrato vigente (108.3).
3. Declarar la retención del 190 aunque las nóminas digan otra. Declaras lo que acreditas; el 99.5 protege al perceptor cuando el error es del retenedor.
4. Pedir el certificado a la Seguridad Social por escrito. Está en su sede electrónica, al instante.
5. Confundir el certificado de retenciones con el certificado tributario de renta. El primero lo expide el pagador; el segundo, la AEAT con tu declaración.
6. Dar por bueno el borrador sin contrastarlo. El 145 mal comunicado o un 190 con errores se confirman con un clic; el certificado y las nóminas son lo que los detecta.

Para profundizar

• Reglamento del IRPF, artículo 108: las obligaciones formales del retenedor, del ingreso al certificado.
• Agencia Tributaria: el modelo 190 y el certificado, desde el lado de quien lo expide.
• Si eres tú quien retiene —a un empleado de hogar, a un profesional—, el modelo 111 es tu escalón trimestral y el 190 y el certificado, tus obligaciones de enero.