¿Qué documentación básica se necesita para la prevención de riesgos laborales?

Para la prevención de riesgos laborales, la documentación básica necesaria incluye el Plan de Prevención de Riesgos Laborales, la Evaluación de Riesgos Laborales y la Planificación de la Actividad Preventiva.

A continuación, se detallan estos documentos y otros aspectos relevantes:

¿Qué documentación de prevención de riesgos es obligatoria?

1. Plan de Prevención de Riesgos Laborales: Este plan debe integrar la actividad preventiva en el sistema general de gestión de la empresa, abarcando todas sus actividades y niveles jerárquicos. Debe incluir la estructura organizativa, responsabilidades, funciones, prácticas, procedimientos, procesos y recursos necesarios para la prevención de riesgos en la empresa, según lo establecido reglamentariamente. Las empresas pueden realizar este plan de forma simplificada si cumplen con ciertos requisitos de número de trabajadores y peligrosidad de las actividades, siempre que no se reduzca el nivel de protección de la seguridad y salud de las personas trabajadoras. Este plan es un instrumento esencial para la gestión y aplicación de la prevención de riesgos laborales, y puede llevarse a cabo por fases de forma programada, según el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención y la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
2. Evaluación de Riesgos Laborales: Es un proceso fundamental dirigido a estimar la magnitud de los riesgos que no se han podido evitar. Su objetivo es obtener la información necesaria para que la persona empleadora pueda decidir sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas y el tipo de medidas a implementar. La evaluación inicial debe extenderse a cada puesto de trabajo donde existan riesgos, considerando las condiciones de trabajo y la posible sensibilidad especial de la persona trabajadora (por ejemplo, trabajadoras embarazadas o en período de lactancia). Debe ser actualizada cuando cambien las condiciones de trabajo o se detecten daños a la salud. La evaluación debe ser realizada por personal competente y, si es necesario, incluir mediciones, análisis o ensayos. Los resultados de la evaluación deben documentarse, identificando el puesto de trabajo, los riesgos, las personas trabajadoras afectadas, las medidas preventivas y los criterios de evaluación utilizados. Este proceso se detalla en el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.
3. Planificación de la Actividad Preventiva: Si la evaluación de riesgos revela situaciones de riesgo, la persona empleadora debe planificar las actividades preventivas necesarias para eliminar, reducir y controlar dichos riesgos. Esta planificación debe especificar el plazo para llevar a cabo cada actividad, los responsables designados y los recursos humanos y materiales necesarios. La persona empleadora debe asegurar la ejecución efectiva de estas actividades y modificarlas si los controles periódicos demuestran su inadecuación. Este aspecto se regula en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

¿Qué otras obligaciones documentales tiene la empresa?

• Información y Formación: Las personas trabajadoras deben recibir la información, instrucciones, formación y reciclaje necesarios para preservar su seguridad y salud. La información sobre riesgos laborales se realizará a través de los Delegados de Prevención.
• Instrucciones por Escrito: Deben elaborarse instrucciones por escrito para cada lugar de trabajo, definiendo las normas de seguridad y salud y el uso seguro de equipos e instalaciones, incluyendo consignas para emergencias.
• Autorización de Trabajo: Para trabajos peligrosos o que puedan generar riesgos al interferir con otras operaciones, debe establecerse un sistema de autorización de trabajo.
• Vigilancia de la Salud: Las personas trabajadoras tienen derecho a la vigilancia de su estado de salud, que es responsabilidad de la persona empleadora. Esto puede incluir reconocimientos médicos periódicos, que son voluntarios y deben respetar la intimidad de la persona trabajadora. En el ámbito del servicio del hogar familiar, el reconocimiento médico puede ser único por cada persona trabajadora, incluso si presta servicio para varias personas empleadoras, y se realizará al menos cada tres años, o con menor periodicidad si así lo decide el facultativo o si cambian las condiciones de trabajo. Esto se establece en el Real Decreto 893/2024, de 10 de septiembre, por el que se regula la protección de la seguridad y la salud en el ámbito del servicio del hogar familiar.
• Coordinación de Actividades Empresariales: Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades personas trabajadoras de varias empresas, el empresario titular del centro de trabajo debe coordinar las medidas de seguridad y salud, precisando en el documento sobre seguridad y salud el objeto, medidas y modalidades de dicha coordinación, y vigilando su cumplimiento. Esto se menciona en el Real Decreto 1389/1997, de 5 de septiembre, por el que se aprueban las disposiciones mínimas destinadas a proteger la seguridad y la salud de los trabajadores en las actividades mineras y en el IV Convenio colectivo único para el personal laboral de la Administración General del Estado.

¿Qué responsabilidad asume el empleador si falta la documentación?

El deber de protección de la persona empleadora es incondicionado y cuasi-objetivo, lo que significa que debe garantizar la seguridad y salud de las personas trabajadoras en todos los aspectos relacionados con el trabajo. La responsabilidad civil del empresario por infracción de medidas de seguridad en el trabajo es de naturaleza contractual y exige la concurrencia de culpa, aunque con atenuaciones en su grado y en la prueba de su concurrencia. La persona empleadora no incurre en responsabilidad si el daño se produce por fuerza mayor, caso fortuito, negligencia exclusiva no previsible de la persona trabajadora o culpa exclusiva de terceros no evitable por el empresario, pero le corresponde acreditar la concurrencia de estas causas de exoneración. El coste de las medidas de seguridad y salud no debe recaer sobre las personas trabajadoras. Esto se desprende de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales y de la REVISTA DE JURISPRUDENCIA LABORAL - Número 4/2020.

¿Dónde encontrar los modelos y formularios oficiales?

Para la gestión empresarial de prestaciones relacionadas con la seguridad y salud, la Seguridad Social ofrece diversos modelos y formularios, como la solicitud de reintegro de gastos de botiquines de primeros auxilios o el parte de asistencia sanitaria por accidente de trabajo. También existen certificados de empresa para situaciones como riesgo durante el embarazo o lactancia natural, incapacidad temporal, nacimiento y cuidado de menor, jubilación e incapacidad permanente. Puede encontrar estos modelos en la sección de "Modelos para la gestión empresarial de prestaciones" de la Seguridad Social.

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Fuentes:

• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
• Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.
• Orden ITC/101/2006, de 23 de enero, por la que se regula el contenido mínimo y estructura del documento sobre seguridad y salud para la industria extractiva.
• Real Decreto 1389/1997, de 5 de septiembre, por el que se aprueban las disposiciones mínimas destinadas a proteger la seguridad y la salud de los trabajadores en las actividades mineras.
• Real Decreto 893/2024, de 10 de septiembre, por el que se regula la protección de la seguridad y la salud en el ámbito del servicio del hogar familiar.
• Resolución de 13 de mayo de 2019, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el IV Convenio colectivo único para el personal laboral de la Administración General del Estado.
• REVISTA DE JURISPRUDENCIA LABORAL - Número 4/2020
• Seguridad Social: Prestaciones / Pensiones de Empresarios

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